ホテル予約管理システムの仕組みとは？導入する5つのメリットも解説
「予約管理が複雑で、ダブルブッキングが起きてしまう」「顧客情報の管理に手間がかかっている」といったお悩みはありませんか？
このような悩みを解決するのが、ホテル予約管理システムです。
ホテルの予約管理システムとは、宿泊予約の受付から顧客情報の管理までを一元化するものをいいます。空室状況や料金プランなど、リアルタイムでの管理が大きな特徴です。キャンセル情報の更新が遅れたために予約を逃すことや、ダブルブッキングを回避できます。
ホテルの規模や、業務効率化の目的に合わせてシステムを選ぶ必要があり、選び方についてもくわしく解説します。
現在の予約管理や顧客管理に不便を感じている方は、最後までご覧ください。悩みが解決できるかもしれません。
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目次
ホテル予約管理システムの仕組み
ホテル予約管理システムは「PMS」と呼ばれ、複数の予約サイトを一元管理するサイトコントローラーと連携して利用されます。
ホテル予約管理システム（PMS）ではどのようなことができるのか、サイトコントローラーとの違いについても見ていきましょう。
ホテル予約管理システム（PMS）でできること
ホテル予約管理システム（PMS）では、インターネットでの予約状況をリアルタイムで管理できるほか、リピーターなど顧客情報の管理も可能です。チェックイン時に顧客情報を表示し、チェックアウト時にはオンライン決済での支払い状況がわかります。
また、売上や客室の稼働状況、予約状況などのデータを分析できるため、改善すべき問題点や課題を見つけやすくなるでしょう。
サイトコントローラーとの違い
自社の予約管理を行うのがホテル予約管理システム（PMS）で、複数の予約サイトを一元管理するのがサイトコントローラーです。役割が異なるため、それぞれの機能にも違いがあり、以下の表にまとめました。
| PMS | サイトコントローラー | |
|---|---|---|
| 基本的な機能 | ・予約受付 ・予約や料金の変更 ・予約内容の確認 | ・OTA（予約サイト）経由の予約確認 ・ダブルブッキングの防止 |
ホテル予約管理システムを導入するメリット5つ
ホテル予約管理システムを導入すると、さまざまなメリットがあります。代表的なものは、予約業務や予約管理の効率化です。効率化により、さらに多くのメリットが生み出されているので、くわしく解説します。
宿泊予約管理の効率化
ホテル予約管理システムでは、空室状況や料金プランの設定などがリアルタイムで反映されるため、宿泊予約を効率的に管理できます。
客室の稼働状況や清掃状況の管理や、料金の支払いも確認でき、チェックインやチェックアウトなどフロント業務でも効率化が実現可能です。
顧客情報の活用
予約状況に加えて顧客情報が管理できるため、情報を活用してリピーターの増加をめざせます。リピーター情報も簡単に抽出でき、特別プランの案内など、販促に役立てることが可能です。
食事の好みなど、前回の宿泊で要望があった内容も顧客情報として残しておくと、次回の宿泊時に活かせます。
オーバーブッキング・ダブルブッキングの防止
予約情報の更新がリアルタイムにできるため、満室になっているのに予約を受けてしまうといった予約ミスを防げます。
また、予約がキャンセルになった場合も即時反映されるため、すぐに予約を受け付けられるのも大きなメリットといえるでしょう。
従来の台帳やExcelを使用した予約管理では、自社での予約にはすぐに対応できても、外部の予約システムには反映させられません。実際は空室があるのに満室と表示されたり、オーバーブッキングが発生したりします。
従業員の負担を軽減
ホテル予約管理システムを導入すると、これまで従業員が行っていた事務作業をシステムが自動的に行うようになります。
予約だけでなく、チェックインやチェックアウト、客室の清掃状況の管理など、宿泊に関するさまざまな業務で効率化の実現が可能です。
フロントや清掃を担当する従業員の負担が軽減され、仕事がやりやすくなるため、労働環境の改善にも役立ちます。
顧客満足度の向上
顧客管理ができるため、予約の時点でリピーターだとわかります。前回の宿泊で出された要望を今回の宿泊に反映することで、お客様に「覚えてくれていた」という安心感や満足感を提供できます。
また、従業員の負担が軽減されることで、一人ひとりのゲストにゆったりと接する余裕が生まれます。従業員の心身の余裕によって、サービスの質が上がれば、顧客満足度も向上する可能性が高まります。
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【ホテルの形態別】予約システムの選び方
ホテル予約システムは、ホテルの規模や形態に合わせて、最適なものを選ぶことが大切です。どのような基準で選べばよいのか、形態別の選び方を解説します。
シティホテル
複雑な料金設定に対応できることが重要で、多言語への対応も必要です。また、個人だけでなく、団体や法人にも対応できなければなりません。
客室タイプが豊富なホテルが多く、レストランやスパなど施設が充実しているなど、サービスが重視される傾向が見られます。
ビジネスホテル
ビジネスホテルでは、スマートフォンから予約しやすく、予約完了までの手順が少ないシンプルなタイプがおすすめです。
レストランやバーなどは少なく、宿泊に特化したサービスが中心となるため、効率を重視したシンプルさが求められます。
リゾートホテル
宿泊だけでなく、レストランやアクティビティなどの予約にも対応できるシステムを選びましょう。航空券やレンタカーがセットになっているプランを販売できる機能も必要です。
リゾートホテルでは、ホテル予約と同時にアクティビティやレストランの予約ができなければ、販売機会を損失してしまいます。
旅館
旅館の予約システムでは、食事に対する柔軟性が重要です。料理のグレードやオプションなど、細かい設定が必要となるでしょう。
ホテルと比べて旅館は、従業員と顧客との距離が近いため、細やかなサービスを求められることが多いです。
カプセルホテル
カプセルホテルもビジネスホテルと同じように、スマートフォンが使いやすく、手順が少ないシンプルな予約システムが求められます。
終電を逃した場合など、突発的な需要が多いため、手軽に予約ができることが特に重要です。
ホテル予約管理システムを導入する際の注意点
ホテル予約管理システムは、ホテルを運営するうえで重要な役割を持ちます。また、初期費用がかかるため、失敗したときの損失は計り知れません。
失敗しないために、導入する際は以下の3つのポイントを押さえておきましょう。
既存システムと連携できるか
現在すでに何らかのシステムを導入している場合、導入を予定しているホテル予約管理システムが、現在のシステムに連携できることが重要です。
ホテル予約管理システムは、システムごとに連携可能なものが異なるため、導入前にしっかりと確認しておきましょう。万が一、連携できないシステムを導入してしまった場合、予約や顧客のデータを1件ずつ入力しなければなりません。
サポート体制が整っているか
ホテル予約管理システムを導入するときだけでなく、導入した後もサポートをしてもらえるシステムを選びましょう。
ホテル予約管理システムを利用中、何らかの不具合などトラブルが起きた際に、迅速なサポートがあるかどうかは、とても重要です。導入後のサポートについて、対応可能な時間や、土日や年末年始の可否を確認しておきましょう。
また、対応には電話やチャット、Webサイトからの問い合わせフォームなどさまざまな方法があります。迅速なトラブル解決には、スムーズに対応してもらえることが大切です。
まとめ｜最適なホテル予約管理システムを導入しよう
ホテル予約管理システムには、さまざまな種類があります。料金設定やサービスの種類など、ホテルの形態によって最適なシステムが異なります。
たとえば、料金設定やサービスが多岐にわたるホテルは、複雑さに対応できるシステムが必要です。一方で、料金がわかりやすく、素泊まりがメインのカプセルホテルやビジネスホテルの場合は、シンプルなシステムが向いています。
ホテルにとって最適な予約管理システムを導入することで、業務効率化と顧客満足度の向上を同時に実現できます。予約管理の自動化により、フロント業務や清掃管理の効率が向上し、従業員がより価値の高い業務に集中できる環境が整備されます。
小規模施設では特に、限られた人員で多くの業務を担当する傾向があります。ホテル予約管理システムの導入により、事務作業の自動化を実現し、運営効率を大幅に改善することが可能です。 月額20,000円から導入できるシステムもあり、初期投資を抑えながら業務効率化を進めることができます。
無料デモで自社に合うか確認してみることもできるので、ホテル運営をより効率化させたいとお悩みのホテルオーナー様、担当者様はぜひ一度お試しください。