ホテルの自動チェックインを徹底解説！効率化で人手不足を解消
フロントの混雑で宿泊客をお待たせしてしまい、顧客満足度の低下が心配ではありませんか？人手不足でスタッフの負担が増え、業務が回らなくなっていませんか？
このような課題は、ホテルの自動チェックインシステムの導入で解決できます。
ホテルの自動チェックインとは、宿泊客がフロントに立ち寄ることなく、自分自身でチェックイン手続きを行うシステムです。宿泊客がスムーズに客室へ入れるだけでなく、フロントスタッフの負担も軽減されるため、導入するホテルが増えてきています。
本記事では、ホテルや旅館など宿泊施設の運営に携わる方に向けて、自動チェックインの仕組みやメリットなどを解説します。自動チェックインの導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
ホテルの自動チェックイン機とは
ホテルに設置される自動チェックイン機は、予約を確認してルームキーを渡すなど、宿泊のための手続きがセルフでできる機械です。
一般的にはフロントでスタッフが行う業務ですが、混み合う時間帯には待ち時間が生じます。スタッフにとっては負担となり、ゲストは待たされることで顧客満足度の低下につながります。
自動チェックイン機の導入により、これらの課題への対応が可能です。フロントの混雑を緩和し、スタッフとゲスト双方にとってメリットのある環境を構築できます。
ホテルで自動チェックイン機を導入するメリット
自動チェックインを導入すると、ホテル側にもゲスト側にも、さまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
人手不足を解消
人手不足に悩んでいるホテルの場合、自動チェックイン機の導入によって解消できます。
近年、特にサービス業においては、人手不足が問題になっています。スタッフが少なくなったからといって、業務が減るわけではないため、一人ひとりの負担が大きくなります。
また、人手不足はホテル側だけの問題ではありません。人手不足によって、ゲストに十分なサービスを提供できなくなると顧客満足度が低下する可能性が高いです。ゲストが不満に思うと、口コミなどでホテルの評価が下がり、利用客が減ると売上減少につながります。
フロントでの待ち時間を短縮
ホテルで自動チェックイン機を導入すると、QRコードなどを使用して簡単にチェックインができるため、混雑が緩和でき、待ち時間が短くなります。また、チェックインの際に精算もできるのもメリットの一つです。
自動チェックイン機があれば、フロントで順番にチェックインが必要で、混雑している場合は並んで長時間待つ必要がありません。自動チェックイン機が24時間いつでも使えることも、混雑緩和につながります。
多言語に対応
ほとんどの自動チェックイン機は、英語や中国語など多言語に対応しています。自動チェックイン機があれば、フロントに外国語を話せるスタッフの配置が緩和されます。
外国語対応のスタッフが不足していれば、フロント業務がスムーズに回らなくなることが考えられますが、自動チェックイン機の導入で解決できます。
ホテルで自動チェックイン機を導入するデメリット
自動チェックイン機の導入は、ホテルとゲストの両方にメリットが多いですが、ホテルにとってはデメリットもあります。どのようなデメリットがあるのか、詳しく解説します。
機械の操作が苦手な人にはストレス
機械の操作に不慣れな人の場合、自分のタイミングでスピーディーに手続きができる自動チェックイン機よりも、フロントでスタッフに対応してもらいたいと考えます。
操作が簡単な機種を選べば、最初は不安を感じる人も、実際に使うとスムーズに手続きを完了できます。
操作が難しい機種を設置してしまうと、使い方が分からない人の対応に人手や時間をとられ、本末転倒です。自動チェックイン機を導入する際には、使いやすさも考慮して選びましょう。
初期費用がかかる
当然ですが、自動チェックイン機の導入には、費用がかかります。選ぶ機種によって、初期費用は大きく異なるため、費用対効果をしっかりと検証してください。
初期費用がかかりますが、快適なチェックインができるようになると、口コミや評判で評価が上がる可能性があります。
ホテルの自動チェックイン機の4つの種類
ホテルに設置する自動チェックイン機の種類は、以下の4種類です。
それぞれの違いや特徴を解説します。
PMS連携
自動チェックイン機は、顧客管理などができるホテル管理システムPMSと連動させます。
チェックインやチェックアウトだけでなく、売上管理などホテルの業務に関するシステムが一元化され、効率化が実現できます。業務の効率化により、人手不足の解消や人件費の削減をめざせます。
チェックイン特化型
チェックイン特化型は、チェックイン手続きに特化しており、館内案内や料金の精算といった他の業務には対応していないタイプです。
シンプルな操作で迅速にチェックインができ、混雑緩和に役立ちます。
精算機一体型
チェックインから宿泊料金の精算までできる自動チェックイン機で、中規模以上のビジネスホテルに人気のタイプです。
支払方法が多岐にわたることも特徴の一つで、現金やクレジットカードのほかにQRコードなども対応しています。精算機一体型の導入により、効率的でスムーズなサービスを提供でき、海外からのゲストにも好評です。
キーボックス型
ルームキーの受け渡しに特化した自動チェックイン機を、キーボックス型といいます。事前にスマートフォンやタブレットからチェックインを行い、鍵を受け取れるシステムです。
ルームキーの受け渡し方法はさまざまで、チェックインの手続きで暗証番号が発行され、客室のドアを開けるタイプのほか、駅やコンビニなどで受け取れるタイプもあります。
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ホテルの自動チェックイン機の形態
自動チェックイン機には、床置きの大型のものからカウンターに設置できるタイプ、タブレットなど小型のものまで、さまざまなタイプがあります。導入する前に、どのような形態が合うのか、検討が必要です。
自立型
自立型の自動チェックイン機は、床置きの大型のタイプが多いです。設置する場所の確保が必要で、大型のホテルなどロビーが広いホテルに適しています。
大型なのでディスプレイも見やすく、操作しやすいものが多いのも特徴です。ロビーのフロントエリアに設置されるのが一般的で、フロント担当スタッフの省人化を実現できます。
タッチパネルPC型・卓上型
タブレット型や卓上型の自動チェックイン機は、小型なのでカウンターなどに設置でき、小規模のホテルでも導入しやすいタイプです。タッチパネルPC型は場所を固定する必要がないため、フロントやロビー以外の場所でも使用できます。
操作画面がコンパクトですが、機能がシンプルなので、使いにくいなどの問題は起こりにくいでしょう。
家具組込型
家具組込型の自動チェックイン機は、フロントデスクやロビーの家具と一体化しているタイプです。目立たないため、ホテルの雰囲気にほとんど影響しません。洗練された空間を大切にしたい高級ホテルや、デザインの統一感にこだわるおしゃれなホテルに人気があります。
ホテルの自動チェックイン機の選び方3つのポイント
自動チェックイン機を導入する際には、さまざまなタイプに分かれている中から選ばなければなりません。ここでは、選び方のポイントを3つ紹介します。
ホテルの規模やタイプ
ホテルの規模により適した自動チェックイン機のタイプが異なります。たとえば、大規模なホテルでは床置き型の導入が多いですが、小規模なホテルではカウンターに設置するタイプが人気です。
また、ビジネスホテルではチェックインの際に料金の精算ができるタイプが好まれ、高級ホテルやおしゃれなリゾートホテルなどでは、家具に組み込めるタイプが好まれます。
ホテルの規模やタイプに合わせて、適した自動チェックイン機の選択が重要です。
PMSとの連携
すでにホテル管理システムのPMSを導入しているホテルでは、既存のPMSと自動チェックイン機と連携する必要があります。
連携することで、一元管理を行い、業務が非効率的になることも考えられます。
自動チェックイン機を導入する際には、PMSとの連携を前提に検討しておきましょう。
必要な機能が搭載されているか
フロント業務で何を自動化したいのかを考え、必要とする機能が搭載されている自動チェックイン機を選びます。
たとえば、ルームキーの受け渡しを自動化したい場合は、カードキーの発行やスマートキーに連携する機能が必要です。インバウンド利用が多いホテルでは、多言語対応や、パスポートの読み取り機能がある自動チェックイン機が望ましいでしょう。
ホテルの自動チェックイン機の導入事例
ネットシスジャパンの自動チェックイン機を、実際に導入された事例を紹介します。
チェックインとチェックアウトの時間には、フロントが混雑してお客様をお待たせしてしまうことが多く、導入を決めたそうです。
導入後は、待ち時間が短縮し、お客様から喜ばれています。また、ホテルスタッフからも好評で、自動チェックイン機で朝食券の発券ができ、ホテルの業務を大きく効率化させることに成功しています。
引用：導入事例インタビュー
まとめ：自動チェックイン機で人手不足を解消し、顧客満足度を向上させよう
ホテル業界において自動チェックイン機の導入は、効率化や顧客満足度の向上につながります。
人手不足の解消や業務の効率化を図るためにも、自動チェックイン機の導入を検討してみてはいかがでしょうか。快適なホテル環境を実現するための第一歩となるでしょう。
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